Die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers ist seit Jahren Gegenstand zahlreicher gerichtlicher Entscheidungen. Im Mittelpunkt stehen dabei häufig die Fragen, ob das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet und in welcher Höhe die hierauf entfallenden Aufwendungen abziehbar sind. Weniger im Fokus der Praxis stand bislang jedoch die Frage, welche formellen Anforderungen an die Aufzeichnung dieser Aufwendungen zu stellen sind.
von StB Matthias Borgmeier, Dipl.-Finw. (FH), LL.M., Dozent FOM Esse
Sachverhalt
Der Kläger erzielte u. a. Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und ermittelte seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Seine selbstständige Tätigkeit übte er in Räumen seines Eigenheims aus, die als häusliches Arbeitszimmer genutzt wurden. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung machte der Kläger entsprechende Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend. Das FA erkannte das häusliche Arbeitszimmer dem Grunde nach zunächst an, stritt jedoch über den Umfang der anzusetzenden Gebäudefläche und damit über die Höhe der abziehbaren Kosten.
Das FG versagte den Abzug jedoch bereits dem Grunde nach, weil der Kläger keine den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG genügenden Aufzeichnungen vorgelegt hatte. Er hatte die Belege im Laufe des Jahres gesammelt und erst im Zuge der Erstellung der Steuererklärung eine Aufstellung der Gebäudekosten gefertigt.
Entscheidung
Der BFH hob die Entscheidung des FG auf und gab der Klage statt.
Soweit das häusliche Arbeitszimmer (i. S. v. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b) S. 3 2. HS EStG) den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit bildet, sind die Aufwendungen in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Aus § 4 Abs. 7 EStG ergibt sich eine weitere materiell-rechtliche Voraussetzung, dass Aufwendungen i. S. v. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind. Ein Abzug ist insoweit ausgeschlossen, wenn dieses Aufzeichnungserfordernis nicht erfüllt ist.
Der BFH hatte in der Vergangenheit bereits zu Geschenk- und Bewirtungsaufwendungen geurteilt, dass diese im Fall von § 4 Abs. 1 und 5 EStG auf getrennten Konten der Buchführung zu erfassen sind und im Fall der Einnahmeüberschussrechnung in einer gesonderten Spalte zu erfassen sind.
Ausreichend ist die zeitnahe Eintragung der Summen in die entsprechenden Spalten eines Journals, das den Anforderungen von § 4 Abs. 7 EStG entspricht. Somit scheiden unterjährige Belegsammlungen mit einer spaltenweisen Erfassung der Aufwendungen am Ende des Kalenderjahres kategorisch aus.
Als „zeitnah“ gilt ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen und in Ausnahmefällen bis zu einem Monat.
Folgen für die Praxis – Ein Ende des Schuhkartons
Für Einnahmenüberschuss-Mandanten, die aufgrund der Kleinunternehmerregelung i. S. d. § 19 UStG ihre Belege für die EÜR bislang erst im Folgejahr einreichen, entsteht hierdurch ein unterjähriger Mehraufwand.
Zum einen besteht die Möglichkeit, die Aufwendungen i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG unterjährig gesondert und zeitnah aufzuzeichnen und dem Steuerberater entsprechende Übersichten zur Verfügung zu stellen.
Zum anderen kann die laufende Erfassung an den Steuerberater ausgelagert werden. In diesem Fall werden die Unterlagen nicht erst im Folgejahr, sondern bereits unterjährig bereitgestellt und fortlaufend verarbeitet.
Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass das Urteil dazu führt, dass sich die klassische „Schuhkarton-Buchführung“ zunehmend überholt.
FUNDSTELLE
- BFH 24.3.26, VIII R 6/24, de/astw, Abruf-Nr. 254027