In der Praxis gibt es häufig Probleme mit der Nachweisführung der Arbeitsstunden bei förderfähigen Lohnaufwendungen
Um die Forschungszulage problemlos zu erhalten, sollten die Aufzeichnungen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Kurzbezeichnung des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens (kurz FuE-Vorhaben)
- Wirtschaftsjahr, in dem die begünstigten Lohnaufwendungen angefallen sind
- Vorhaben-ID laut Bescheinigungsstelle Forschungszulage (soweit vorhanden)
- Name des jeweiligen Arbeitnehmers, der Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem FuE-Vorhaben ausübt
Das BMF hat in seinem Onlineportal ein Muster eines solchen Stundenzettels veröffentlicht (https://www.iww.de/s16084). Die Verwendung ist jedoch freiwillig.
Mangelhafte Aufzeichnungen zu förderfähigen Lohnaufwendungen
Doch was passiert, wenn ein Unternehmer keine vollständigen Aufzeichnungen zu jedem Arbeitnehmer vorlegen kann, der an dem FuE-Vorhaben beteiligt war? Sind Schätzungen zulässig?
Die Antwort lautet hier „nein“. Geschätzte Lohnaufwendungen fließen nicht in die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Höhe der Forschungszulage ein. Das wurde auf Bund-Länder-Ebene klargestellt. Nach Art. 25 Nr. 3a AGVO sind Personalkosten beihilferechtlich nur förderfähig, soweit diese für das FuE-Vorhaben entstanden sind. Art. 7 AGVO stellt darüber hinaus klar, dass beihilferechtliche Kosten durch schriftliche Unterlagen zu belegen sind.
| Verhaltensknigge |
| Es ist unbedingt darauf zu achten, klare und spezifische Aufzeichnungen darüber zu führen, welche Mitarbeiter in welchem Umfang mit welchen Arbeiten am FuE-Vorhaben beteiligt waren und diese Aufzeichnungen für etwaige Rückfragen vorzuhalten. |